Аутсорсинг для оптимизации: насколько выгодно?

В условиях, когда компании активно ведут поиск возможностей для экономического роста, встает вопрос о том, как это сделать быстро и эффективно. При этом некоторым предприятиям предстоит преодолеть громадный разрыв в эффективности производства, чтобы достигнуть уровня зарубежных конкурентов. Прежде всего, это связано с отставанием по такому важному показателю, как производительность труда. Не секрет, что в западных компаниях она значительно превосходит показатели стран пост-советского пространства.

В итоге это порождает вопрос об изыскании резервов для повышения производительности труда, тем более, что возможности экстенсивного развития постепенно сходят на нет. В свете этого, одним из таких инструментов может стать аутсорсинг – т.е. оптимизация бизнеса за счет передачи вспомогательных процессов сторонним организациям.

Аутсорсинг позволяет обеспечить следующие выгоды:

  • Снижение операционных затрат;
  • Концентрация ресурсов и усилий на основной деятельности компании;
  • Снижение потребности в инвестициях в непрофильные активы;
  • Повышение качества вследствие опыта специализированных компаний-аутсорсеров.

Аутсорсинг активно используется Тойотой и другими компаниями, где применяется подход Бережливого производства (Lean Production), для обеспечения своего стратегического лидерства. Ведь в бизнесе важно не только то, с каким отрывом от конкурентов вы стартовали, но и то, как вы развиваетесь. Аутсорсинг позволяет этим компаниям сконцентрировать ресурсы на самых нужных направлениях, выведя все вспомогательное и излишнее за периметр организации.

Аутсорсинг – не магия, а целенаправленная работа, результат которой – удержание постоянных клиентов, рост клиентской базы, сокращение административно-управленческих расходов за счет высвобождения персонала, и в конечном итоге - рост маржинальности бизнеса и прибыли. Если бизнес столкнулся с ростом операционных затрат при отсутствии хоть какого-то видимого улучшения качества обслуживания клиентов или продукции – это веское основание для пересмотра всей цепочки создания стоимости (продукта) в части оптимизации технологических, логистических и других бизнес-процессов. Это также справедливо и в условиях стоящего выбора между направлениями инвестирования: в поддержание изношенных основных средств, не участвующих в основных техпроцессах, или в расширение так называемых активных производственных фондов.

Пример

Транспортная компания – один из крупных игроков перевозочного бизнеса в своих регионах присутствия. Руководство озаботилось эффективностью подразделений в увязке с бизнес-интересами и целями развития компании. Было решено инициировать проект по возможному аутсорсингу вспомогательных бизнес-процессов, для чего были приглашены внешние эксперты (консультанты). По результатам технико-экономического анализа бизнес-процессов экспертами были рекомендованы к выделению подразделения, отвечающие за техническое обслуживание и ремонт оборудования.

В этом проекте из транспортной компании на аутсорсинг были выделены ремотные подразделения, вкупе с инвентарем и основными фондами. Для обеспечения бесперебойности работы был прописан детальный регламент взаимодействия с аутсорсером, учитывающий специфику планирования, организации работы и контроля исполнения заказов. Аутсорсинговая компания отобрана на открытом конкурсе.

Снижение затрат на переданный процесс составило 12%, обеспечив в совокупности экономию свыше 90 млн.руб. в год. Производительность труда (в пересчете на оставшийся основной производственный персонал) выросла на 8%. Это цифры в целом по порядку величин отражают среднюю эффективность большинства успешно реализованных проектов по аутсорсингу.

Главное – правильный подход

В бизнесе важно не только то, с каким отрывом от конкурентов вы стартовали, но и то, как вы развиваетесь. С помощью аутсорсинга можно повысить производительность труда остающегося задействованного персонала. Помимо этого, объективно снижается потребность и в административно-управленческом персонале: меньше работы с наймом персонала, доставкой, обучением, инструктажем по технике безопасности и т.п. Зачастую также отпадает необходимость капитальных вложений в некоторые неосновные виды деятельности. Но данных результатов получится добиться, если реализовывать аутсорсинг грамотно.

Аутсорсинг не является новым словом в современной бизнес-практике, но некоторые компании, тем не менее, испытывают сложности при его реализации. Как ни странно, компании допускают одни и те же ошибки в проектах аутсорсинга, вследствие чего могут нести потери из-за его неэффективной реализации. Для успеха всего проекта ключевыми являются следующие вопросы.

Что выводить?

Как правило, выводят вспомогательные и обеспечивающие процессы. Здесь важно определиться с их границами и правильно размежевать их в части совместимости и преемственности технологических процессов, задействованного персонала подразделений, машин и механизмов, подсистем управления (планирование, снабжение, логистика и т.д.). Корректное описание ситуации «as is» существенно продвигает менеджеров в понимании ситуации в целом, идентификации и локализации «узких» мест и, как следствие, в понимании того, что целесообразно вывести вовне.

Как выводить?

Самый простой случай – вывести весь комплекс вспомогательного (или обеспечивающего) процесса целиком. Но самое простое – не всегда самое эффективное или безопасное с точки зрения возможных рисков для компании. Есть другие варианты, кроме комплексного, среди которых отметим следующие:

  • Персонал. Всё остальное остается в компании (Аутстаффинг). Аутсорсер предоставляет только персонал, обеспечивая его своевременную доставку, набор, обучение, увольнение и т.д. В России есть некоторые ограничения в его применении, но в целом это вполне работающий подход.
  • Персонал+Инвентарь. Здание, офисные помещения, рабочие машины и механизмы остаются в компании т.е., остается контроль за ключевыми основными средствами. При этом, аутсорсер получает большую свободу в оптимизации рабочих мест.
  • Персонал+Инвентарь+Основные средства – наиболее продвинутый вариант. Компания освобождается от необходимости тратить свои ресурсы на администрирование многих вопросов, связанных с хозяйственным содержанием основных фондов, Этот подход пригоден, когда передаваемые основные средства не имеют стратегического значения. У аутсорсера возникает возможность проводить модернизацию или полную замену машин, оборудования и т.п., приобретая более эффективные образцы и получая более значимый эффект от их внедрения.

При выборе наиболее предпочтительного варианта следует проводить анализ рисков, чтобы не столкнуться с потерей качества, управляемости, экономической безопасности и др.

Где найти аутсорсера?

Безусловно, перед внедрением аутсорсинга следует проанализировать рынок соответствующих услуг в вашем регионе и найти аутсорсорсера с наилучшими условиями работы. Но что делать, если рынка как такового нет?

Мы полагаем возможным дать следующие рекомендации по поиску аутсорсера:

  • Не ограничивайте себя территориальными рамками. Если подходящий аутсорсер имеется в другом регионе, то попробуйте предложить ему обосноваться и в вашем. При наличии отработанных технологий, обычно не составляет труда найти подходящих людей и помещения. Аутсорсер, скорее всего, будет рад возможности расширить свой бизнес.
  • Рассмотрите компании, работающие в смежных отраслях. Вероятно, кто-то из них уже решал подобную проблему. Вполне возможно, их решение подойдет и вам.
  • Не бойтесь малого бизнеса. Конечно, крупные аутсорсеры обладают более широкими возможностями и эффективными технологиями. Но если они не идут в ваш регион, стоит поискать аналоги в местном малом бизнесе. Пускай у них уйдет чуть больше времени на отработку взаимодействия, но зато малый бизнес, как правило, более гибкий и клиентоориентированный.
  • Рассмотрите конкурентов. А почему нет? Возможно, вы станете партнерами. Например, во Франции конкуренты в производстве шин объединились и создали общего оператора, чтобы передать ему функции по утилизации старых шин.

Как установить приемлемую цену за услуги аутсорсера?

Выводимые на аутсорсинг бизнес-процессы могут быть разнообразными, вследствие этого может быть и разный подход к ценообразованию. Таких подходов много, выделим среди них основные:

  • Фиксированная стоимость. Аутсорсер получает фиксированный ежемесячный платеж, гарантируя установленное качество предоставляемых услуг (например, для клининговой компании – поддержание чистоты в помещениях на заданном уровне).
  • Цена за единицу продукции. Здесь идет оплата в зависимости от заказанного объема, например, за каждый подготовленный к погрузке вагон.
  • Фиксированная базовая стоимость и переменная цена за дополнительные объемы. Самый простой пример – услуги предоставления Интернета, когда в рамках фиксированного платежа предоставляется «безлимитный» доступ, но при превышении установленного лимита по скачиванию дополнительные мегабайты идут по другой цене.

Правильно спланировать – тоже важно

Для исключения неудачи проекта и его существенных рисков следует произвести независимую оценку будущих операционных расходов на аутсорсера, рассчитать объективный (а не просто желаемый) выигрыш от его привлечения. Для этого можно порекомендовать разработать технико-экономическое обоснование или бизнес-план и согласовать его с заинтересованными подразделениями.

Вместе с тем, далеко не все сотрудники умеют правильно спрогнозировать потоки денежных средств для такой «экзотики», как аутсорсинг. Некоторые сталкиваются с ним впервые. При этом есть большая вероятность наскочить на скрытые расходы, которые появляются на пути преобразований «внезапно», ведь на этапе планирования о них сложно догадаться. Чтобы их избежать, можно воспользоваться опытом внешних экспертов (консультантов).

Мало кто знает, что в России рынок аутсорсинга исчисляется миллиардами рублей в годовом выражении. Аналогичная ситуация наблюдается и за рубежом. Это значит, что кто-то уже активно пользуется этим инструментом, чтобы усилить позиции своего бизнеса.

Источник: Rjob.ru, август 2015 г.