Как повысить эффективность персонала с помощью аутсорсинга

Аутсорсинг не является новым словом для российского менеджмента, но на отечественных предприятиях, тем не менее, существуют сложности при его реализации. Как ни странно, компании допускают одни и те же ошибки в проектах аутсорсинга, вследствие чего могут нести потери из-за его неэффективной реализации.

Многие знают, что аутсорсинг – это способ оптимизации бизнеса за счет передачи вспомогательных процессов сторонним организациям. Он позволяет обеспечить следующие преимущества:

  • Снижение операционных затрат;
  • Концентрация ресурсов на основной деятельности компании;
  • Снижение потребности в инвестициях в непрофильные активы;
  • Повышение качества вследствие опыта специализированных компаний-аутсорсеров.

Аутсорсинг активно используется Тойотой и другими компаниями, где применяется подход Бережливого производства (Lean Production), для обеспечения своего стратегического лидерства. Ведь в бизнесе важно не только то, с каким отрывом от конкурентов вы стартовали, но и то, как вы развиваетесь.

Немаловажным для нас является то, что с помощью аутсорсинга можно повысить эффективность остающегося задействованного персонала. Но данных результатов получится добиться, если реализовывать его грамотно.

Исходя из нашего опыта, мы полагаем возможным акцентировать внимание на некоторых моментах, которые важны для успешной реализации аутсорсинга.

Врезка. ПРИМЕР

Транспортная компания – один из крупных игроков перевозчного бизнеса в своих регионах присутствия. Руководство озаботилось эффективностью подразделенийв увязке с бизнес-интересами и целями развития компании,. Было решено инициировать проект по возможному аутсорсингу вспомогательных бизнес-процессов, для чего были приглашены внешние эксперты (консультанты). По результатам технико-экономического анализа бизнес-процессов экспертами были рекомендованы к выделению подразделения, отвечающие за техническое обслуживание и ремонт оборудования.

Конец врезки

Аутсорсинг – не магия, а целенаправленная работа, результат которой – удержание постоянных клиентов, рост клиентской базы, сокращение административно-управленческих расходов за счет высвобождения персонала, и в конечном итоге - рост маржинальности бизнеса и прибыли. Если бизнес столкнулся с ростом операционных затрат при отсутствии хоть какого-то видимого улучшения качества обслуживания клиентов или продукции – это веское основание для пересмотра всей цепочки создания стоимости (продукта) в части оптимизации технологических, логистических и других бизнес-процессов. Это также справедливо и в условиях стоящего выбора между направлениями инвестирования: в поддержание изношенных основных средств, не участвующих в основных техпроцессах, или в расширение так называемых активных производственных фондов.

Для успеха всего проекта ключевыми являются следующие вопросы.

Что выводить?

Как правило, выводят вспомогательные и обеспечивающие процессы1. Здесь важно определиться с их границами и правильно размежевать их в части совместимости и преемственности технологических процессов, задействованного персонала подразделений, машин и механизмов, подсистем управления (планирование, снабжение, логистика и т.д.). Корректное описание ситуации «as is» существенно продвигает менеджеров в понимании ситуации в целом, идентификации и локализации «узких» мест и, как следствие, в понимании того, что целесообразно вывести вовне.

Как выводить?

Самый простой случай – вывести весь комплекс вспомогательного (или обеспечивающего) процесса целиком. Но самое простое – не всегда самое эффективное или безопасное с точки зрения возможных рисков для компании. Есть другие варианты, кроме комплексного, среди которых отметим следующие:

  • Вывод на аутсорсинг только персонала, все остальное остается в компании (Аутстаффинг). Аутсорсер предоставляет только персонал, обеспечивая его своевременную доставку, набор, обучение, увольнение и т.д. . В России есть некоторые ограничения в его применении, но в целом это вполне работающий подход.
  • Персонал+Инвентарь. Здание, офисные помещения, рабочие машины и механизмы остаются в компании т.е., остается контроль за ключевыми основными средствами. При этом, аутсорсер получает большую свободу в оптимизации рабочих мест.
  • Персонал+Инвентарь+Основные средства – более продвинутый вариант. Компания освобождается от необходимости тратить свои ресурсы на администрирование многих вопросов, связанных с хозяйственным содержанием основных фондов, Этот подход пригоден, когда передаваемые основные средства не имеют стратегического значенияУ аутсорсера возникает возможность проводить модернизацию или полную замену машин, оборудования и т.п., приобретая более эффективные образцы и получая более значимый эффект от их внедрения.

При выборе наиболее предпочтительного варианта следует проводить анализ рисков, чтобы не столкнуться с потерей качества, управляемости, экономической безопасности и др.

Где найти аутсорсера?

Безусловно, перед внедрением аутсорсинга следует проанализировать рынок соответствующих услуг в Вашем регионе и найти аутсорсорсера с наилучшими условиями работы. Но что делать, если рынка как такового нет?

Мы полагаем возможным дать следующие рекомендации по поиску аутсорсера:

  • Не ограничивайте себя территориальными рамками. Если подходящий аутсорсер имеется в другом регионе, то попробуйте предложить ему обосноваться и в Вашем. При наличии отработанных технологий, обычно не составляет труда найти подходящих людей и помещения. Аутсорсер, скорее всего, будет рад возможности расширить свой бизнес.
  • Рассмотрите компании, работающие в смежных отраслях. Вероятно, кто-то из них уже решал подобную проблему. Вполне возможно, их решение подойдет и Вам.
  • Не бойтесь малого бизнеса. Конечно, крупные аутсорсеры обладают более широкими возможностями и эффективными технологиями. Но если они не идут в Ваш регион, стоит поискать аналоги в местном малом бизнесе. Пускай у них уйдет чуть больше времени на отработку взаимодействия, но зато малый бизнес, как правило, более гибкий и клиентоориентированный.
  • Рассмотрите конкурентов. А почему нет? Возможно, вы станете партнерами. Например, во Франции конкуренты в производстве шин объединились и создали общего оператора, чтобы передать ему функции по утилизации старых шин.

Как установить приемлемую цену за услуги аутсорсера?

Выводимые на аутсорсинг бизнес-процессы могут быть разнообразными, вследствие этого может быть и разный подход к ценообразованию. Таких подходов много, выделим среди них основные:

  • Фиксированная стоимость. Аутсорсер получает фиксированный ежемесячный платеж, гарантируя установленное качество предоставляемых услуг (например, для клининговой компании – поддержание чистоты в помещениях на заданном уровне).
  • Цена за единицу продукции. Здесь идет оплата в зависимости от заказанного объема, например, за каждый подготовленный к погрузке вагон.
  • Фиксированная базовая стоимость и переменная цена за дополнительные объемы. Самый простой пример – услуги предоставления Интернета, когда в рамках фиксированного платежа предоставляется «безлимитный» доступ, но при превышении установленного лимита по скачиванию дополнительные мегабайты идут по другой цене.

Врезка. ПРИМЕР

В вышеописанном проекте из транспортной компании на аутсорсинг были выделены ремотные подразделения, вкупе с инвентарем и основными фондами. Для обеспечения бесперебойности работы был прописан детальный регламент взаимодействия с аутсорсером, учитывающий специфику планирования, организации работы и контроля исполнения заказов. Аутсорсинговая компания отобрана на открытом конкурсе. Снижение затрат на переданный процесс составило 12%, обеспечив в совокупности экономию свыше 90 млн.руб. в год. Производительность труда (в пересчете на оставшийся основной производственный персонал) выросла на 8%.

Конец врезки

Подводим экономический итог

Хотя никто и не отменял опыт и интуицию как способы принятия решения, в этом вопросе аутсорсинга необходимо положиться на логику и строгий расчет. Для исключения существенных рисков в компании нужно произвести независимую оценку будущих операционных расходов на аутсорсера, рассчитать объективный (а не просто желаемый) выигрыш от его привлечения.

Далеко не все сотрудники умеют правильно спрогнозировать потоки денежных средств по итогам внедрения аутсорсинга. Есть большая вероятность наскочить на скрытые расходы, которые появляются на пути преобразований «внезапно», ведь на этапе планирования о них сложно догадаться. Чтобы их избежать, можно воспользоваться опытом внешних экспертов.

По нашему опыту, для этого потребуется разработать технико-экономическое обоснование или бизнес-план, согласовать его с заинтересованными подразделениями, после чего запустить процесс изменений.

Аутсорсинг позволяет сконцентрировать трудовые ресурсы на самых нужных направлениях, выведя все вспомогательное и излишнее за периметр компании. Это благотворно отражается на производительности труда, поскольку объем продаж остается прежним, но при этом он приходится на меньшую численность работников. Помимо этого, объективно снижается потребность и в административно-управленческом персонале: меньше работы с наймом персонала, доставкой, обучением, инструктажем по технике безопасности и т.п.

Источник: Справочник по управлению персоналом, № 5 за 2015 г.